תוכנית עבודה לשימור עובדים

ניהול לשימור עובדים כרוך בפעולות אסטרטגיות לשמירה על מוטיבציה וממוקדת של העובדים כך שהם בוחרים להישאר מועסקים ופרודוקטיביים במלואם לטובת הארגון. תוכנית מקיפה לשימור עובדים יכולה למלא תפקיד חיוני הן במשיכת והן בשימור עובדי מפתח, כמו גם בהפחתת המחזור והעלויות הנלוות לה. כל אלו תורמים לפרודוקטיביות של הארגון ולביצועים העסקיים הכוללים. יעיל יותר לשמר עובד איכותי מאשר לגייס, להכשיר ולהכווין עובד מחליף באותה איכות.

הוגנות ושקיפות הם מושגים בסיסיים אך רבי עוצמה שיכולים לעשות רושם מתמשך על העובדים. על פי דו"ח מחקר שביעות רצון ומעורבות עובדים: דלתות ההזדמנויות פתוחות, העובדים זיהו את חמשת הגורמים הללו כתורמים המובילים לשביעות רצון בעבודה:

1. יחס מכבד לכל העובדים בכל הרמות.
2. פיצוי/שכר.
3. אמון בין העובדים להנהלה הבכירה.
4. ביטחון תעסוקתי.
5. הזדמנויות להשתמש בכישוריהם וביכולותיהם בעבודה.

שביעות רצון ומעורבות של עובדים הם מרכיבי מפתח בתוכניות שימור עובדים. חשיבות ההתייחסות לגורמים אלו ברורה, אך למעשה לעשות זאת לוקח זמן ומשימות אלו נותרות לרוב ליום אחר.

עם זאת, התמורה של התמקדות בשימור עובדים – במונחים של הגברת ביצועים, פרודוקטיביות, מורל העובדים ואיכות העבודה, בתוספת הפחתה במחזור ובבעיות הקשורות לעובדים – שווה את הזמן וההשקעה הכספית.

השורה התחתונה היא שעל ידי ניהול לשימור עובדים, ארגונים ישמרו על עובדים מוכשרים ובעלי מוטיבציה שבאמת רוצים להיות חלק מהחברה ואשר מתמקדים בתרומה להצלחתו הכוללת של הארגון.

מניעים לשימור עובדים ותחלופת עובדים

תכנון אסטרטגיות אפקטיביות לשימור עובדים מחייב ארגונים להבין גם למה עובדים עוזבים ארגונים וגם למה הם נשארים.

מדוע עובדים עוזבים

עובדים עוזבים ארגונים מכל מיני סיבות – חלקם מוצאים עבודה אחרת, חלקם חוזרים ללימודים, חלקם עוקבים אחר בן זוג שהועבר למקום אחר, חלקם פורשים, חלקם כועסים על בעיה הקשורה לעבודה או אישית ומתפטרים. מתוך דחף, וחלקם פשוט מחליטים שהם לא צריכים עוד עבודה (קטגוריות עזיבה אלו מכונות "תחלופה מרצון"). אחרים עדיין מפוטרים או מפוטרים על ידי הארגון (המכונה "תחלופה בלתי רצונית"). ראה למד כיצד לטפל באירועים בלתי צפויים המעוררים תחלופה.

בדרך כלל, אדם יישאר בארגון אם השכר, תנאי העבודה, הזדמנויות ההתפתחות וכו' שווים או גדולים מהתרומות (למשל, זמן ומאמץ) הנדרשים מהעובד. שיפוטים אלו מושפעים הן מהרצון של הפרט לעזוב את הארגון והן מהקלות שבה הוא יכול היה לעזוב. ראה את הסיבה האמיתית לכך שאנשים עוזבים את עבודתם ו-13 סימנים שמישהו עומד לעזוב, על פי מחקר.

מחקרים הראו שעובדים עוברים בדרך כלל ארבעה מסלולים עיקריים לתחלופה, שלכל אחד מהם יש השלכות שונות על הארגון:

• חוסר שביעות רצון של העובדים. תקוף את הנושא הזה באמצעות אסטרטגיות שימור מסורתיות כגון ניטור עמדות במקום העבודה וטיפול במניעים של תחלופה.
• חלופות טובות יותר. שימור עובדים על ידי הבטחת הארגון תחרותי מבחינת תגמולים, הזדמנויות התפתחות ואיכות סביבת העבודה. היו מוכנים להתמודד עם הצעות חיצוניות לעובדים מוערכים.
• שינוי מתוכנן. לחלק מהעובדים עשויה להיות תוכנית קבועה מראש לעזוב (למשל, אם בת הזוג שלהם תיכנס להריון, אם הם מקבלים הזדמנות לקידום בעבודה, אם הם יתקבלו לתוכנית לימודים). עם זאת, הגדלת התגמולים הקשורים לקביעות או בתגובה לצרכי העובדים עשויה לשנות את התוכניות של חלק מהעובדים. לדוגמה, אם חברה רואה אקזיטים על סמך תוכניות הקשורות למשפחה, חופשת הורות נדיבה יותר ומדיניות ידידותית למשפחה עשויות לעזור להפחית את ההשפעה.
• חוויה שלילית. עובדים לפעמים עוזבים מתוך דחף, ללא כל תוכנית לעתיד. בדרך כלל, זוהי תוצאה של תגובה שלילית לפעולה ספציפית (למשל, מעבר לקידום או התנסות בקשיים עם ממונה). נתח את הסוגים והתדירות של בעיות הקשורות לעבודה שמניעות עובדים לעזוב. לספק הדרכה כדי למזער אינטראקציות שליליות נפוצות (למשל, הטרדה, בריונות או יחס לא הוגן ולא עקבי) ולספק מנגנוני תמיכה להתמודדות עם בעיות אלו (למשל, נהלים ליישוב קונפליקטים, לוחות זמנים עבודה חלופיים או תוכניות סיוע לעובדים).

מנבאים נוספים של מחזור שזכו לתשומת לב מדוקדקת כוללים:

• מחויבות ארגונית ושביעות רצון בעבודה.
• איכות יחסי עובד-ממונה.
• בהירות תפקיד.
• עיצוב עבודה.
• לכידות קבוצת עבודה.

מדוע עובדים נשארים

עד כמה שחשוב להבין את הסיבות שמניעות עובדים לעזוב ארגון, חשוב לא פחות להבין מדוע עובדים יקרי ערך נשארים. מחקרים הצביעו על כך שעובדים משתלבים בעבודתם ובקהילות שלהם, וכאשר הם משתתפים בחייהם המקצועיים והקהילתיים, הם מפתחים רשת של קשרים ומערכות יחסים, הן בעבודה והן מחוצה לה. עזיבת עבודה תצריך ניתוק או ארגון מחדש של רשתות חברתיות וערכיות אלו. לפיכך, ככל שעובדים משובצים יותר בארגון, כך גדל הסיכוי שהם יישארו. חברות יכולות להגביר את מעורבות העובדים על ידי מתן מנטורים, עיצוב פרויקטים מבוססי צוות, טיפוח לכידות צוות, עידוד הפניות עובדים ומתן סוציאליזציה ותקשורת ברורה לגבי ערכי החברה ותרבותה, כמו גם מתן תמריצים כספיים המבוססים על קביעות או תמריצים ייחודיים שעשויים לא להיות נפוץ במקומות אחרים.

מעסיקים חייבים להיות קשובים לרצונות העובדים. לפני מגיפת COVID-19, מחקר מצא שכמעט שליש מהעובדים חיפשו עבודה חדשה מכיוון שמקום העבודה הנוכחי שלהם לא הציע הזדמנויות עבודה גמישות. לאחר 2020, במקומות עבודה רבים יש עבודה מרחוק ואפשרויות תזמון גמישות שהועמדו למבחן. מעסיקים יכולים להשתמש בגמישות החדשה הזו לטובתם. ראה עבודה גמישה קריטית לשימור, ממצאי סקר.

עובדים רוצים לקבל הכרה על הישגיהם. שהכרה יכולה לעזור ליצור תרבות חיובית במקום עבודה וחווית עובדים, ו-68 אחוז אמרו שתוכנית ההכרה של הארגון שלהם משפיעה באופן חיובי על שימור.

עובדים שיש להם הזדמנות להסתובב בתוך חברה, בין אם למשרות חדשות במחלקות שונות או על ידי קידום, נוטים יותר להישאר בחברה זו. ראה מחקר: ניידות פנימית מגבירה שימור.

הטבות לעובדים גם משחקות תפקיד בשימור. הצעת חבילת הטבות תחרותית, בנוסף לשכר תחרותי, מפחיתה את הסבירות שעובד ימצא את הדשא ירוק יותר במקומות אחרים. ראה שלעובדים יש סיכוי גבוה יותר להישאר אם הם אוהבים את תוכנית הבריאות שלהם.

אסטרטגיות מפתח לשימור ושיטות עבודה מומלצות

פרקטיקות שתורמות לשימור מתעוררות בכל תחומי משאבי אנוש, וכל התפקידים בארגון יצטרכו לעבוד יחד כדי לפתח וליישם אסטרטגיות שימור רב-גוניות. אסטרטגיות רחבות וממוקדות, או שילוב של שתיהן, עשויות להתאים בהתאם לנסיבות.

שיטות אפקטיביות

פרקטיקות אפקטיביות במספר תחומים יכולות להיות חזקות במיוחד כדי לאפשר לארגון להשיג את יעדי השימור שלו. אזורים אלה כוללים:

• גיוס. נוהלי גיוס יכולים להשפיע מאוד על התחלופה, ומחקרים רבים מראים שלהצגת מועמדים עם תצוגה מקדימה של עבודה מציאותית במהלך תהליך הגיוס יש השפעה חיובית על שימור העובדים החדשים.
• סוציאליזציה. תחלופה גבוהה לרוב בקרב עובדים חדשים. שיטות סוציאליזציה – המועברות באמצעות תוכנית הטמעה והטמעה אסטרטגית – יכולות לעזור לעובדים חדשים להשתלב בחברה ולפיכך יש סיכוי גבוה יותר להישאר. פרקטיקות אלה כוללות חוויות למידה משותפות ואינדיבידואליות, פעילויות רשמיות ובלתי פורמליות המסייעות לאנשים להכיר אחד את השני, והקצאה של עובדים ותיקים יותר כמודל לחיקוי עבור עובדים חדשים.
• אימון ופיתוח. אם לא ניתנות לעובדים הזדמנויות לעדכן ללא הרף את כישוריהם, הם נוטים יותר לעזוב.
• פיצויים ותגמולים. רמות השכר ושביעות הרצון הם רק מנבאים צנועים להחלטת עובד לעזוב את הארגון; עם זאת, לחברה יש שלוש אסטרטגיות אפשריות:

להוביל את השוק בכל הנוגע לפיצויים ולתגמולים.
התאמת תגמולים לצרכים האישיים במבנה שכר מבוסס אדם.
קשר במפורש בין תגמולים לשימור (למשל, קשירת שעות חופשה לוותק, מציעים בונוסים לשימור או אופציות למניות לעובדים לטווח ארוך יותר, או קישור תשלומי תוכנית הטבה מוגדרת לשנים של שירות).
הַשׁגָחָה. מספר מחקרים העלו כי יחס הוגן מצד מפקח הוא הגורם החשוב ביותר לשמירה. זה יוביל חברה להתמקד בפיתוח פיקוח וניהול ובניית מיומנויות תקשורת.
מעורבות עובדים. עובדים מאורסים מרוצים מעבודתם, נהנים מעבודתם ומהארגון, מאמינים שתפקידם חשוב, מתגאים בחברתם ומאמינים שהמעסיק מעריך את תרומתם. מחקר אחד מצא שעובדים בעלי מעורבות גבוהה היו בסיכון נמוך פי חמישה לפרוש מעובדים שלא היו מאורסים. ראה פיתוח ושימור מעורבות עובדים.

אסטרטגיות רחבות

אסטרטגיות רחבות מכוונות לכל הארגון או לתתי מערכות גדולות ונועדו לתת מענה לשיעורי השמירה הכוללים. דוגמאות כוללות מתן העלאות שכר רחבות היקף מבוססות שוק, שינוי תהליך הגיוס כדי לשלב קריטריונים הקשורים לשימור ושיפור סביבת העבודה.

הנתונים הדרושים כדי לעזור לחברה לקבוע אילו אסטרטגיות מבוססות רחבות ליישם מגיעים בדרך כלל משלושה מקומות:

מחקר שימור יכול לשפוך אור רב ערך על המניעים העיקריים של התחלופה. השתתפות בכנסים וחברות באיגודים מקצועיים יכולים לספק גישה למחקר העדכני ביותר על תחלופה ושימור.
פרקטיקות אפקטיביות מקיפות את האסטרטגיות שבהן ארגונים אחרים משתמשים ונמצאים יעילות או לא יעילות.
סקרי בנצ'מרקינג יכולים לספק מידע על איך חברה משווה למתחרים בנושאים כמו שכר, הטבות, תוכניות בונוס וכדומה.

אסטרטגיות ממוקדות

אסטרטגיות ממוקדות מבוססות על נתונים ממספר מקורות מרכזיים, כולל ראיונות יציאה ארגוניים, ראיונות לאחר יציאה, ראיונות שהייה, קבוצות מיקוד לעובדים, מחקרי תחלופה חזויים ומחקרים איכותניים אחרים. מידע זה יכול להוביל ארגון לקבוע באופן ספציפי יותר היכן קיימת בעיה ולפתח אסטרטגיות רלוונטיות ומקושרות ביותר לטיפול בבעיה. לדוגמה, אם נשות מקצוע עוזבות את הארגון במספרים משמעותיים, חברה יכולה לסקור סיבות נפוצות שנשים נותנות לעזיבת חברה ולפתח אסטרטגיות להתמודדות ספציפית עם קבוצת עובדים זו. ראה התייחסות ל'מכתבי שחרור' כמו ראיונות יציאה וראיונות כוח השהייה למעורבות ושימור.